Optimierung der Bestellprozesse durch eine eigene E-Procurement-Plattform
5 Jahre cpexchange! In diesem Jahr wird cpexchange, die clinicpartner-eigene Bestellplattform, fünf Jahre alt. Wir sind sehr stolz auf dieses Produkt und blicken auf fünf Jahre Erfolge, Herausforderungen und Weiterentwicklung zurück. Die traditionellen Beschaffungsprozesse, die oft zeitaufwändig und kostenintensiv waren, haben sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. clinicpartner eG beschloss daher mit ihren Mitgliedern ein eigenes E-Procurement-System zu entwickeln, mit welchem die Beschaffungsprozesse optimiert, Kosten reduziert und die Effizienz gesteigert werden sollten.
Im Jahr 2018 geht das professionelle E-Procurement-System cpexchange an den Start
Ein wichtiger Schritt bestand darin, das gesamte Leistungsportfolio der Plattform zu definieren. Die daraus resultierenden Anforderungen dienten als Grundlage für die Weiterentwicklung und Modifikation der gefundenen Softwarebasis. Im August 2018 wurde schließlich der erste Meilenstein erreicht, als die Plattform cpexchange produktiv geschaltet wurde. Mit dem Erreichen des ersten Meilensteins war es nun möglich, über die Plattform Bestellungen nicht nur per EDI, sondern auch über einen Mail- und Faxservice abzuwickeln. Dadurch wurde den Mitgliedshäusern ein medienbruchloses Bestellen über die Plattform ermöglicht, was den Bestellprozess für alle Beteiligten erheblich vereinfachte.
Die Umsetzung dieser Maßnahmen markierte einen bedeutenden Fortschritt hinsichtlich der Digitalisierung der clinicpartner eG und der Beschaffung die Mitglieder. Die neue Softwarebasis und die Ergänzung des Mail- und Faxservices trugen dazu bei, die Effizienz zu steigern, die Fehlerquote zu reduzieren und die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Mitgliedshäusern zu optimieren.
cpexchange, die Erfolge und Herausforderungen der Software-Plattform
Um die Plattform und die Möglichkeiten, die sie bot, effektiv zu bewerben, organisierte clinicpartner eine Lieferantenveranstaltung im Haus der Technik in Essen, bei der cpexchange im Mittelpunkt stand. Dies half, das Bewusstsein für die Plattform zu schärfen und eine engere Zusammenarbeit mit den Lieferanten zu fördern.
Eine der Hauptmaßnahmen bestand darin, den Ausbau der Anbindung von EDI-Lieferanten und Mitgliedskrankenhäuser voranzutreiben. Was zu Beginn langsam startete, gewann innerhalb der ersten Monate an Fahrt und erreichte schließlich eine beträchtliche Anzahl erfolgter Anbindungen. Die Herausforderung begann, als sich die Anzahl der Bestellungen über Nacht verzehnfachte. Die Zahlen wurden gründlich analysiert, um diese Entwicklung zu verstehen und angemessene Lösungen zu finden, welche wiederum auf digitaler Basis umgesetzt wurden.
cpexchange: „userbezogene“ Weiterentwicklungen mit entscheidenden Vorteilen
Durch die Umsetzung von cpexchange in immer mehr Mitgliedskrankenhäusern (mittlerweile Nutzen mehr als 80 % der Mitglieder cpexchange) stiegen die Wünsche zur Optimierung bestehender und Integration neuer Prozesse, die die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedskrankenhäusern, Lieferanten und clinicpartner intensivierte. So wurden weitere Anforderungen aus den Bereichen „Rechnungsdigitalisierung, Scannen im OP, Schrankmodulverwaltung, Konsignationslagerverwaltung, Dokumentation“ und viele mehr umgesetzt und stehen den Mitgliedshäusern in einem tiefintegrierten System zur Verfügung. Durch diese Maßnahmen erhalten auch die an cpexchange angebundenen Lieferanten weitere Vorteile, die die digitale Zusammenarbeit mit clinicpartner und seinen Mitgliedskrankenhäusern auf ein neues Niveau stellen.
Insgesamt zeigt die Entwicklung des Lieferantenmanagements und der Bestellprozesse, wie Innovationen, technologische Fortschritte und die Anpassung an neue Gegebenheiten die Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen verbessern können. Die Plattform hat sich als ein unverzichtbares Werkzeug erwiesen, welches die Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Mitgliedskrankenhäusern optimiert und clinicpartner auf eine neue Ebene der digitalen Beschaffung und des Dienstleistermanagements gebracht hat.
Elena L. - Leitung Einkauf
Katholischer Hospitalverbund Hellweg gGmbH - Zentrallager des UHV
Katholischer Hospitalverbund Hellweg gGmbH - Zentrallager des UHV
cpexchange ermöglicht uns eine 100%ige Transparenz in:
- der Bestellabwicklung. Durch die Bestellabwicklung über cpexchange (3 Versandwege EDI/Mail/Fax) und die lückenlose Überwachung durch clinicpartner wird die Versorgung des Logistikzentrums Werl erheblich erleichtert. Die Transparenz, die cpexchange bei allen über EDI angebundenen Lieferanten anbietet (direktes Abrufen von Auftragsbestätigungen/Lieferscheine/Rechnungen), ist ein echter Mehrgewinn für den operativen Alltag.
- Der Produktkatalog ist für die Suche und Neuanlage von Artikel sehr hilfreich. Er ermöglicht, Artikel über verschiedene Variablen zu suchen, so z. B. REF-Nummer, Lieferant, Artikelbezeichnung oder Warengruppe. Der Katalog bietet alle Informationen, die zur Neuanlage eines Artikels in unserem System notwendig sind, so z. B. G-TIN, Preis, Verpackungseinheiten und geht beim Informationsgehalt weit über die üblicherweise von der Industrie zur Verfügung gestellten Kataloge hinaus.
- In dem Menüpunkt Systemlieferantenvergütung können wir sehr schnell nachvollziehen, welche Rückvergütung unser Logistikzentrum von den Systemlieferanten zu erwarten hat.
- Die automatische Korrekturfunktion für Stammdaten (Clearing Center) erlaubt es schnell und problemlos, die Stammdaten in unserem System zu aktualisieren.
André E. - stellv. Leitung
Zentraleinkauf
Klinikum Westmünsterland
Zentraleinkauf Klinikum Westmünsterland
Mit Hilfe der cpexchange-Plattform nutzen wir eine tiefgreifende IT-Systemintegration, die unseren täglichen Arbeitsauflauf unterstützt und Fehler vorbeugt. Zusammenfassend ermöglicht die cpexchange-Plattform eine Kommunikation ohne Medienbrüche.
Felix W. - Abteilungsleitung
Stiftungsklinikum PROSELIS gGmbH
Stiftungsklinikum PROSELIS gGmbH
Als Mitglied der clinicpartner eG übernehmen wir auch logistische Aufgaben für die Materialversorgung mehrerer Krankenhausbetriebsstätten. Aufbauend auf ihren Rahmenverträgen mit Industrie- und Handelspartnern unterstützt uns die clinicpartner eG mit einem eigenen E-Procurement-System, einem umfangreichen Online-Informationsportal, elektronisch abrufbaren Artikelstammdaten sowie durch ein aktives Management bei Lieferschwierigkeiten. Die von den Mitgliedseinrichtungen in einigen Produktbereichen gelebte Einlieferantenstrategie hilft uns, Warenströme logistisch zu bündeln und Standardisierungsvorteile zu erzielen.
An der Schnittstelle zwischen strategischem und operativen Krankenhauseinkauf sorgt clinicpartner für effiziente Lösungen mit einem starken logistischen Fokus, von dem nicht nur wir, sondern auch die versorgten Einrichtungen profitieren. Der Anwender spürt dies durch die Einbindung einer smarten Webshop-Lösung inkl. Schrankversorgung & Scanning.
Patrick L. - Prokurist und Einkaufsleiter ALZ
AGAPLESION Logistikzentrum gGmbH Obertshausen
AGAPLESION Logistikzentrum gGmbH Obertshausen
clinicpartner hat in kürzester Zeit mit cpexchange das geschafft, was andere E-Procurement-Dienstleister schon seit Jahren versuchen und versprechen. Eine ganzheitliche E-Procurement-Lösung, die den gesamten Workflow abbildet, in allen ERP-Systemen und mit einer sehr hohen Lieferantendurchdringung.
Dank cpexchange konnten wir erhebliche Prozessverbesserungen im Einkauf, im Stammdatenmanagement und in der Rechnungsabteilung umsetzen. Anregungen zur Optimierung von anderen Mitgliedern und uns werden bei gemeinsamen Workshops angenommen und schnell umgesetzt. So muss Digitalisierung laufen.
Kontakt
Bei Fragen wenden Sie sich gerne an unsere Hotline:
Tel: +49 209 60 570 333
E-Mail: support@cpexchange.de
